CONTRACT TERMS FOR GROUP AND MEETING BOOKINGS

These terms are applicable for all Hilton hotels’ group–,meeting – and restaurant bookings. To en­sure that our group and meeting arrangements can be executed as agreed, the following terms and recommendations must be followed strictly, unless otherwise agreed.

CONFIRMATION AND VALIDITY OF THE TERMS

The booking and its cancellation terms are valid and binding immediately after the subscriber confirms the booking either in writing or over the phone, and the sales office confirms it in writing. The subscriberis responsible for the booking.

The booking confirmation includes the booking details, terms and prices. All changes to the booking must be done in writing or over the phone to the sales office.

The hotel reserves the right to book a meeting room that best suits the number of participants. The meeting booking is valid for the number of participants informed by the subscriber. If the number of participants is es­sentially changed, the hotel has the right to address a new meeting room for the event, and renegotiate the event’s details and prices.

A detailed schedule for the event must be delivered to the hotel two weeks before the event.

The subscriber does not have the right to transfer the booking to a third party without a written agreement from Hilton.

GENERAL TERMS

In case of cancellations, the cancellation fee will be calculated separately for accommodation and Food&Beverage services.

Reduction of value booking	1–10 persons or room nights	11–20 persons or room nights	21–50 persons or room nights	51–100 persons or room nights	100–200 persons or room nights	over 200 persons or room nights
100%	7 days	14 days	30 days	60 days	120 days	180 days
50%	3 days	7 days	14 days	30 days	60 days	120 days
25%	1 days	3 days	7 days	14 days	30 days	60 days
10%	n/a	1 day	3 days	7 days	14 days	30 days
5%	n/a	n/a	1 day	3 days	7 days	14 days

 

The hotel will charge full payment in such cases where the subscriber either arrives later or departs earlier than what is con­firmed in the agreement, or does not arrive at all. WW has the right to full compensation on services that cannot be cancelled. This means for example services ordered from a subcontractor

TERMS ON THE TABLE

Participant	A participant of a meeting or group booking (number of participants).
Room nights	Number of room nights in a group booking. When a booking has 20 rooms for two nights, the number of room nights is 40 (20 rooms x 2 nights).
Reduction of value	The euro–based value of the booking can be a maximum of this many percent from the latest total revenue confirmed by the sales office (the value of hotel rooms and meeting and/or restau­rant bookings is calculated separately).

 

ABOUT THE CANCELLATION POLICY

The entire booking is bound with the same cancellation rules. After the last free of charge cancellation date the booking will stay in the same column of the cancellation table even if the booking was reduced. In case the number of participants or number of room nights increases, the hotel has the right to apply a larger booking’s cancellation terms. If the booking includes both meeting and accommodation, and these two do not fit into the same column, the hotel applies the larger booking’s terms to the entire booking.

EXAMPLE 1

You book a 25 person meeting for three days and 25 hotel rooms for 3 nights > Room nights are a total of 75, so the “51-100” column is applied to the entire booking

EXAMPLE 2

You book 100 rooms for 4 nights > Total room nights are 400, so the “over 200” column is applied.

TERMS OF PAYMENT

The subscriber is responsible for all expenses, unless other­wise agreed in writing. Invoicing is only possible when your company holds a valid invoicing agreement with Scandic Ho­tels Oy. An invoicing charge will be added to all invoices. Un­less the terms of payment are otherwise specified, the client shall pay with cash, a (local) debit card, or a credit card. When paying on departure, please provide us with a credit card num­ber and expiry date in advance. Please note that the hotel is entitled to ask for a full or partial pre-payment. If the time for payment is exceeded, the hotel shall be entitled to charge late payment interest from the due date at the current country-specific norm. If the agreed payment has not been settled by the due date, the hotel has the right to cancel the booking.

CHANGES TO THE ORDER

Hilton has the right to cancel or change the booking in case of a strike, lockout, fire, explosion, war or warlike conditions, substantial restrictions on supplies and other circumstanc­es outside Scandic’s control. Damages due to such circum­stances will not be compensated. The hotel also has a right to stop or cancel an event if it disturbs other operations or in any manner endangers the hotels’ safety or reputation.

RATES

The hotel reserves the right to review the prices annually, and also if there is a change to taxes or other public charges assigned by the authorities. In such cases Hilton is obliged to inform the change to the subscriber.

All total prices are estimated to current event information and dates, and are inclusive of value added tax. We reserve the right to change the price in case there is a change to the booking’s dates, number of participants, number of meeting or hotel rooms.

The prices are non–commissionableunless otherwise stated.

THE SUBSCRIBER’S LIABILITY

Hilton is not liable for any items kept in the hotel premises or hotel rooms or that are left there. The subscriber is obliged to protect the rented premises and furniture from any damage. The subscriber is liable for all damages that the subscriber’s equipment, personnel, artists or participants cause to the premises or chattel. The subscriber is liable for any equipment and chattel brought to the hotel. The subscriber is pledged to follow the company employees’ instructions regarding the use of the premises, furniture and equipment. The subscriber is liable for the booking in its entirety.

SPECIAL REQUESTS

Special requests – regarding for example special diets or security arrangements – must be informed to the sales office as early on as possible. If special requests are informed too close to the event, we may not be able to fulfil them.

CHANGES TO THE HOTEL FACILITIES

The subscriber has no right to alter the premises, erect or attach temporary compositions, signs or other items without a permission from Hilton.

FOOD AND BEVERAGE

The hotel has exclusive right to provide the catering for the event. The hotel in its entirety is alcohol retail area, and consuming own beverages is prohibited by the Finnish alcohol law.

DELIVERY OF MATERIAL TO THE HOTEL

Any material delivered to the hotel must be reported well in advance. Hilton is not liable for any lost deliveries. All material delivered to the hotel (including package material) must be removed from the hotel after the event. In case any material is left behind, Hilton has the right to remove them at the subscriber’s expense.

PHOTOGRAPHING AND VIDEOTAPING AT THE HOTEL

Taking photos and video recording in the hotel premises without Hiltons’ consent is prohibited. You can use the name of the hotel in your invitations. But if you are going to go public, for example with advertisements and signs, the hotel must approve the material first.

HOTEL CLOSED OR BEING RENOVATED

In the event that after this confirmation is signed, the hotel confirms any plans to remodel or renovate its facilities,

the hotel agrees to inform the client in writing within a reasonable amount of time of the following:

A. Planned scope of project

B. Schedule for commencement and completion

C. Anticipated impact project will have on areas to be utilised by the client

D. The hotel’s plan for minimising the impact of the project on the client.

The hotel’s plan to renovate or remodel will not constitute grounds for termination of this agreement unless mutually agreed upon by both parties.

 

CONFLICT SITUATIONS

Any possible conflict situations between Hilton and the subscriber must be solved by the arbitration rules currently valid in the country in question.

 

WELCOME TO HILTON HOTELS!

RYHMÄ–JA KOKOUSVARAUSTEN SOPIMUSEHDOT

Sopimusehdot koskevat kaikkia Hilton hotellien kokous-, ravintola- ja ryhmävarauksia. Voidaksem­me taata, että ryhmä- ja kokousjärjestelymme onnistuvat sovitulla tavalla, edellytämme, että seu­raavia ehtoja ja suosituksia noudatetaan, mikäli ei ole erikseen toisin sovittu.

 

VARAUKSEN VAHVISTUS JA SITOVUUS

Varaus peruutusehtoineen astuu sitovasti voimaan ilman allekirjoitusta, kun asiakas vahvistaa varauksen joko suullisesti tai kirjallisesti ja myyntipalvelu vahvistaa varauksen kirjallisesti. Varauksesta vastaa tilaaja.

Varausvahvistus pitää sisällään varauksen yksityiskohdat, varausehdot ja hinnat. Muutokset varaukseen on tehtävä myyntipalveluun kirjallisesti tai puhelimitse.

Hotellilla on oikeus valita osallistujamäärään sopiva tila. Tilavaraus on voimassa tilaajan ilmoittamalle osallis­tujamäärälle. Jos osallistujamäärä muuttuu olennaisesti, hotellilla on oikeus osoittaa toinen tila varaajalle sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista.

Tilaisuuden yksityiskohtainen ohjelma on toimitettava kaksi (2) viikkoa ennen tilaisuutta.

Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman Hiltonin kirjallista suostumusta.

 

YLEISET PERUUTUSEHDOT

Peruutustilanteissa peruutuskulut lasketaan taulukon mukaisesti erikseen majoituksen sekä kokous- ja ravintolapalveluiden osalta.

Varauksen arvonalennus	1–10 osallistujaa tai huone­vuorokautta	11–20 osallistujaa tai huone­vuorokautta	21–50 osallistujaa tai huone­vuorokautta	51–100 osallistujaa tai huone­vuorokautta	101–200 osallistujaa tai huone­vuorokautta	yli 200 osallistujaa tai huone­vuorokautta
100%	7 pvä	14 pvä	30 pvä	60 pvä	120 pvä	180 pvä
50%	3 pvä	7 pvä	14 pvä	30 pvä	60 pvä	120 pvä
25%	1 pvä	3 pvä	7 pvä	14 pvä	30 pvä	60 pvä
10%	n/a	1pvä	3 pvä	7 pvä	14 pvä	30 pvä
5%	n/a	n/a	1pvä	3 pvä	7 pvä	14 pvä

Hotelli perii täyden maksun niissä tapauksissa, joissa asiakas saapuu myöhemmin tai lähtee ennen sovittua aikaa tai jättää koko­naan saapumatta. Hiltonilla on oikeus täyteen korvaukseen palveluista, joita ei voida peruuttaa. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi alihankintana tilattuja palveluita. Laskutus tapahtuu vahvistetun henkilömäärän mukaisesti. Mikäli toteutunut määrä on suu­rempi kuin vahvistettu määrä, laskutetaan tilaajalta toteutunut määrä.

KÄSITTEET TAULUKOSSA

Osallistuja	Kokous- tai ravintolavarauk­seen osallistuja eli varauksen henkilömäärä.
Huonevuorokausi	Majoitusvarauksen huo­nevuorokausimäärä. Kun varauksessa on 20 huonetta kahdeksi yöksi on huone­vuorokausia yhteensä 40 (20 huonetta x 2 yötä).
Varauksen arvonalennus	Varauksen euromääräinen arvonalennus voi olla maksimissaan näin monta prosenttia viimeisimmän päivityksen mukaisesta vara­uksen kokonaisarvosta (hotellihuoneet ja kokous / ravintolavarausten arvo lasketaan erikseen)

PERUUTUSEHDOISTA

Koko varausta sitovat yhdet peruutusehdot. Viimeisen kuluttoman peruutuspäivän jälkeen varaus pysyy koko varauskaaren ajan samassa taulukon sarakkeessa vaikka varaus pienenisikin. Varauksen osallistujamäärän tai huone­vuorokausien noustessa hotellilla on oikeus ottaa käyttöön suuremman varauksen peruutusehdot. Jos varauksessa on sekä kokousta että majoitusta ja ne eivät mene samaan sarakkeeseen, sovelletaan suuremman varauksen ehtoja.

ESIMERKKI 1

Varaat 25 hengen kokouksen kolmeksi päiväksi sekä 25 hotellihuonetta 3 yöksi.
> Huonevuorokausia kertyy yhteensä 75 joten ehdot 51-100 sarakkeen mukaisesti.

ESIMERKKI 2

Varaat 100 huonetta neljäksi yöksi.
> Huonevuorokausia yhteensä 400, joten ehdot yli 200 sarakkeen mukaisesti.

MAKSUEHDOT

Tilaaja vastaa kaikista kustannuksista, ellei kirjallisesti toisin sovita. Laskutus on mahdollista vain, jos yrityksellä on voimas­sa oleva laskutussopimus Scandic Hotels Oy:n kanssa. Kaik­kiin laskuihin lisätään kulloinkin voimassa oleva laskutuslisä, jollei toisin ole sovittu. Jos maksuehtoja ei ole muuten määri­telty, asiakas maksaa käteisellä, pankkikortilla tai luottokortil­la. Kun maksu suoritetaan paikan päällä, varauksen takuuksi tarvitaan luottokortin numero ja voimassaoloaika etukäteen.

Hotelli voi tarvittaessa tehdä koko- tai osaennakkolaskun va­rauksesta. Maksuajan ylittyessä Scandicilla on oikeus periä kulloinkin voimassa olevan korkokannan mukaista viivästys­korkoa määräpäivästä lukien. Jos sovittua maksua ei hoideta eräpäivään mennessä, hotellilla on oikeus perua varaus.

TILAUKSEN MUUTOS

Hiltonilla on oikeus peruuttaa tai muuttaa varausta lakon, työsulun, tulipalon, räjähdyksen, sodan tai sodankaltaisten olosuhteiden, tarvikkeisiin liittyvien merkittävien rajoitusten ja muiden sellaisten olosuhteiden vuoksi, joihin Hilton ei voi vai­kuttaa. Niistä aiheutuvia vahinkoja ei korvata. Hotelli voi myös milloin hyvänsä lopettaa tai peruuttaa tilaisuuden, mikäli se häiritsee muuta toimintaa tai jos se vaarantaa hotellin mai­neen tai turvallisuuden.

HINNAT

Hotelli pidättää oikeuden hintojen tarkistukseen vuosittain ja myös mikäli veroissa tai muissa viranomaisen määräämissä julkisissa maksuissa tapahtuu muutoksia. Tällaisissa tapauksissa Hiltonin tulee ilmoittaa muutoksista sopimusosapuolelle.

Kaikki kokonaishinnat on arvioitu saatujen tietojen ja päivä­määrien mukaisesti, ja niihin sisältyy arvonlisävero. Pidätäm­me oikeuden hinnanmuutoksiin mikäli varaus muuttuu (päivä­määrät, varauksen kesto, henkilö-, tila- tai huonemäärä).

Hinnat eivät sisällä komissiota, ellei vahvistuksessa toisin mainita.

TILAAJAAN VASTUU

Hilton ei vastaa esineistä, joita säilytetään hotellin tiloissa, hotellihuoneissa tai jotka unohtuvat tiloihin. Tilaaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita tilaajan laitteet, henkilökunta, esiintyjät tai osallistujat aiheuttavat kiinteistölle tai irtai­melle omaisuudelle. Tilaaja vastaa itse tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan yrityksen henkilökunnan ohjeita talon sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asi­oissa. Tilaaja vastaa varauksesta kokonaisuudessaan.

ERITYISTOIVEET

Erityistoiveet, liittyen esimerkiksi erityisruokavalioon tai turvajärjestelyihin, tulee ilmoittaa myyntipalve­luun mahdollisimman ajoissa. Liian myöhäisessä vaiheessa esitettyjä toiveita emme pysty välttämättä toteuttamaan.

MUUTOKSET HOTELLIN TILOISSA

Tilaajalla ei ole oikeutta tehdä muutoksia varaamiinsa tiloihin, pystyttää tai kiinnittää tilapäisiä rakenteita, opasteita tai muuta sopimatta tästä erikseen Hiltonin kanssa.

TARJOILUT JA JUOMAT

Hotellilla on yksinoikeus aterioiden tarjoiluun tilaisuudessa. Hotelli on anniskelualuetta ja omien juomien nauttiminen on Suomen alkoholilain nojalla kielletty.

AINEISTON TOIMITTAMINEN HOTELLIIN

Hotelliin toimitettavasta aineistosta tulee ilmoittaa ajoissa. Hilton ei vastaa kadonneista lähetyksistä. Kaikki hotelliin toimitettava aineisto (mukaan lukien pakkausmateriaalit) on vietävä pois tilaisuuden pää­tyttyä. Mikäli aineistoa jää paikalle, Hiltonilla on oikeus toimittaa se pois asiakkaan kustannuksella.

VALOKUVAAMINEN HOTELLISSA

Valokuvien ja liikkuvan kuvan tallentaminen hotellissa ei ole sallittua ilman Hiltonin lupaa. Jos tilaisuuden kutsussa käytetään Hiltonin nimeä ja kutsu julkistetaan laajasti esimerkiksi ilmoituksin ja mainoskyltein, on hotellin hyväksyttävä aineisto etukäteen.

HOTELLIN MAHDOLLINEN KIINNIOLO JA UUDISTAMINEN

Hotellin sopiessa tilojensa saneerauksesta tai korjaamisesta tämän sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, hotelli sitoutuu kohtuulliseksi katsottavan ajan kuluessa ilmoittamaan asiakkaalle kirjallisesti seuraavista asioista:

A. Hankkeen suunniteltu laajuus

B. Töiden aloitus ja valmistumisaikataulu

C. Hankkeen mahdolliset vaikutukset asiakkaan varaamiin tiloihin

D. Hotellin suunnitelma häiriöiden vähentämiseksi asiakkaantilaisuuteen

Hotellin saneeraus- tai korjaushanke ei ole sopimuksen irtisanomisperuste.

ellei osapuolten kesken muuta sovita.

 

RISTIRIITATILANTEET

Mahdolliset riitatilanteet Hiltonin ja asiakkaan välillä tulee ratkaista kulloinkin kyseessä olevassa maassa voimassa olevien sääntöjen mukaisessa välimiesmenettelyssä.

 

TERVETULOA HILTONIIN!