RYHMÄ–JA KOKOUSVARAUSTEN SOPIMUSEHDOT

Sopimusehdot koskevat kaikkia Hilton hotellien kokous-, ravintola- ja ryhmävarauksia. Voidaksem­me taata, että ryhmä- ja kokousjärjestelymme onnistuvat sovitulla tavalla, edellytämme, että seu­raavia ehtoja ja suosituksia noudatetaan, mikäli ei ole erikseen toisin sovittu.

 

VARAUKSEN VAHVISTUS JA SITOVUUS

Varaus peruutusehtoineen astuu sitovasti voimaan ilman allekirjoitusta, kun asiakas vahvistaa varauksen joko suullisesti tai kirjallisesti ja myyntipalvelu vahvistaa varauksen kirjallisesti. Varauksesta vastaa tilaaja.

Varausvahvistus pitää sisällään varauksen yksityiskohdat, varausehdot ja hinnat. Muutokset varaukseen on tehtävä myyntipalveluun kirjallisesti tai puhelimitse.

Hotellilla on oikeus valita osallistujamäärään sopiva tila. Tilavaraus on voimassa tilaajan ilmoittamalle osallis­tujamäärälle. Jos osallistujamäärä muuttuu olennaisesti, hotellilla on oikeus osoittaa toinen tila varaajalle sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista.

Tilaisuuden yksityiskohtainen ohjelma on toimitettava kaksi (2) viikkoa ennen tilaisuutta.

Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman Hiltonin kirjallista suostumusta.

 

YLEISET PERUUTUSEHDOT

Peruutustilanteissa peruutuskulut lasketaan taulukon mukaisesti erikseen majoituksen sekä kokous- ja ravintolapalveluiden osalta.

Varauksen

arvonalennus

1–10

osallistujaa

tai huone­vuorokautta

11–20

osallistujaa

tai huone­vuorokautta

21–50

osallistujaa

tai huone­vuorokautta

51–100

osallistujaa

tai huone­vuorokautta

101–200

osallistujaa

tai huone­vuorokautta

yli 200

osallistujaa

tai huone­vuorokautta

100% 7 pvä 14 pvä 30 pvä 60 pvä 120 pvä 180 pvä
50% 3 pvä 7 pvä 14 pvä 30 pvä 60 pvä 120 pvä
25% 1 pvä 3 pvä 7 pvä 14 pvä 30 pvä 60 pvä
10% n/a 1pvä 3 pvä 7 pvä 14 pvä 30 pvä
5% n/a n/a 1pvä 3 pvä 7 pvä 14 pvä

 

Hotelli perii täyden maksun niissä tapauksissa, joissa asiakas saapuu myöhemmin tai lähtee ennen sovittua aikaa tai jättää koko­naan saapumatta. Hiltonilla on oikeus täyteen korvaukseen palveluista, joita ei voida peruuttaa. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi alihankintana tilattuja palveluita. Laskutus tapahtuu vahvistetun henkilömäärän mukaisesti. Mikäli toteutunut määrä on suu­rempi kuin vahvistettu määrä, laskutetaan tilaajalta toteutunut määrä.

KÄSITTEET TAULUKOSSA

Osallistuja Kokous- tai ravintolavarauk­seen osallistuja eli varauksen henkilömäärä.
Huonevuorokausi Majoitusvarauksen huo­nevuorokausimäärä. Kun varauksessa on 20 huonetta kahdeksi yöksi on huone­vuorokausia yhteensä 40 (20 huonetta x 2 yötä).
Varauksen arvonalennus Varauksen euromääräinen arvonalennus voi olla maksimissaan näin monta prosenttia viimeisimmän päivityksen mukaisesta vara­uksen kokonaisarvosta (hotellihuoneet ja kokous / ravintolavarausten arvo lasketaan erikseen)

PERUUTUSEHDOISTA

Koko varausta sitovat yhdet peruutusehdot. Viimeisen kuluttoman peruutuspäivän jälkeen varaus pysyy koko varauskaaren ajan samassa taulukon sarakkeessa vaikka varaus pienenisikin. Varauksen osallistujamäärän tai huone­vuorokausien noustessa hotellilla on oikeus ottaa käyttöön suuremman varauksen peruutusehdot. Jos varauksessa on sekä kokousta että majoitusta ja ne eivät mene samaan sarakkeeseen, sovelletaan suuremman varauksen ehtoja.

ESIMERKKI 1

Varaat 25 hengen kokouksen kolmeksi päiväksi sekä 25 hotellihuonetta 3 yöksi.
> Huonevuorokausia kertyy yhteensä 75 joten ehdot 51-100 sarakkeen mukaisesti.

ESIMERKKI 2

Varaat 100 huonetta neljäksi yöksi.
> Huonevuorokausia yhteensä 400, joten ehdot yli 200 sarakkeen mukaisesti.

MAKSUEHDOT

Tilaaja vastaa kaikista kustannuksista, ellei kirjallisesti toisin sovita. Laskutus on mahdollista vain, jos yrityksellä on voimas­sa oleva laskutussopimus Scandic Hotels Oy:n kanssa. Kaik­kiin laskuihin lisätään kulloinkin voimassa oleva laskutuslisä, jollei toisin ole sovittu. Jos maksuehtoja ei ole muuten määri­telty, asiakas maksaa käteisellä, pankkikortilla tai luottokortil­la. Kun maksu suoritetaan paikan päällä, varauksen takuuksi tarvitaan luottokortin numero ja voimassaoloaika etukäteen.

Hotelli voi tarvittaessa tehdä koko- tai osaennakkolaskun va­rauksesta. Maksuajan ylittyessä Scandicilla on oikeus periä kulloinkin voimassa olevan korkokannan mukaista viivästys­korkoa määräpäivästä lukien. Jos sovittua maksua ei hoideta eräpäivään mennessä, hotellilla on oikeus perua varaus.

TILAUKSEN MUUTOS

Hiltonilla on oikeus peruuttaa tai muuttaa varausta lakon, työsulun, tulipalon, räjähdyksen, sodan tai sodankaltaisten olosuhteiden, tarvikkeisiin liittyvien merkittävien rajoitusten ja muiden sellaisten olosuhteiden vuoksi, joihin Hilton ei voi vai­kuttaa. Niistä aiheutuvia vahinkoja ei korvata. Hotelli voi myös milloin hyvänsä lopettaa tai peruuttaa tilaisuuden, mikäli se häiritsee muuta toimintaa tai jos se vaarantaa hotellin mai­neen tai turvallisuuden.

HINNAT

Hotelli pidättää oikeuden hintojen tarkistukseen vuosittain ja myös mikäli veroissa tai muissa viranomaisen määräämissä julkisissa maksuissa tapahtuu muutoksia. Tällaisissa tapauksissa Hiltonin tulee ilmoittaa muutoksista sopimusosapuolelle.

Kaikki kokonaishinnat on arvioitu saatujen tietojen ja päivä­määrien mukaisesti, ja niihin sisältyy arvonlisävero. Pidätäm­me oikeuden hinnanmuutoksiin mikäli varaus muuttuu (päivä­määrät, varauksen kesto, henkilö-, tila- tai huonemäärä).

Hinnat eivät sisällä komissiota, ellei vahvistuksessa toisin mainita.

TILAAJAAN VASTUU

Hilton ei vastaa esineistä, joita säilytetään hotellin tiloissa, hotellihuoneissa tai jotka unohtuvat tiloihin. Tilaaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita tilaajan laitteet, henkilökunta, esiintyjät tai osallistujat aiheuttavat kiinteistölle tai irtai­melle omaisuudelle. Tilaaja vastaa itse tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan yrityksen henkilökunnan ohjeita talon sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asi­oissa. Tilaaja vastaa varauksesta kokonaisuudessaan.

ERITYISTOIVEET

Erityistoiveet, liittyen esimerkiksi erityisruokavalioon tai turvajärjestelyihin, tulee ilmoittaa myyntipalve­luun mahdollisimman ajoissa. Liian myöhäisessä vaiheessa esitettyjä toiveita emme pysty välttämättä toteuttamaan.

MUUTOKSET HOTELLIN TILOISSA

Tilaajalla ei ole oikeutta tehdä muutoksia varaamiinsa tiloihin, pystyttää tai kiinnittää tilapäisiä rakenteita, opasteita tai muuta sopimatta tästä erikseen Hiltonin kanssa.

TARJOILUT JA JUOMAT

Hotellilla on yksinoikeus aterioiden tarjoiluun tilaisuudessa. Hotelli on anniskelualuetta ja omien juomien nauttiminen on Suomen alkoholilain nojalla kielletty.

AINEISTON TOIMITTAMINEN HOTELLIIN

Hotelliin toimitettavasta aineistosta tulee ilmoittaa ajoissa. Hilton ei vastaa kadonneista lähetyksistä. Kaikki hotelliin toimitettava aineisto (mukaan lukien pakkausmateriaalit) on vietävä pois tilaisuuden pää­tyttyä. Mikäli aineistoa jää paikalle, Hiltonilla on oikeus toimittaa se pois asiakkaan kustannuksella.

VALOKUVAAMINEN HOTELLISSA

Valokuvien ja liikkuvan kuvan tallentaminen hotellissa ei ole sallittua ilman Hiltonin lupaa. Jos tilaisuuden kutsussa käytetään Hiltonin nimeä ja kutsu julkistetaan laajasti esimerkiksi ilmoituksin ja mainoskyltein, on hotellin hyväksyttävä aineisto etukäteen.

HOTELLIN MAHDOLLINEN KIINNIOLO JA UUDISTAMINEN

Hotellin sopiessa tilojensa saneerauksesta tai korjaamisesta tämän sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, hotelli sitoutuu kohtuulliseksi katsottavan ajan kuluessa ilmoittamaan asiakkaalle kirjallisesti seuraavista asioista:

A. Hankkeen suunniteltu laajuus

B. Töiden aloitus ja valmistumisaikataulu

C. Hankkeen mahdolliset vaikutukset asiakkaan varaamiin tiloihin

D. Hotellin suunnitelma häiriöiden vähentämiseksi asiakkaantilaisuuteen

Hotellin saneeraus- tai korjaushanke ei ole sopimuksen irtisanomisperuste.

ellei osapuolten kesken muuta sovita.

 

RISTIRIITATILANTEET

Mahdolliset riitatilanteet Hiltonin ja asiakkaan välillä tulee ratkaista kulloinkin kyseessä olevassa maassa voimassa olevien sääntöjen mukaisessa välimiesmenettelyssä.

 

TERVETULOA HILTONIIN!