Näytteilleasettaminen ja osastojen rakentaminen

Näytteilleasettaja vastaa oman osastonsa pystyttämisestä, somistamisesta ja siivouksesta. Tarjoamme pyydettäessa kaikille näyttelypisteille yhden pöydän 120x45cm. Pöytään saa halutessaan veloituksetta valkoisen pöytäliinan. Korkeusrajoitukset ovat tilakohtaisia, joten pyydämme tarkistamaan varattujen tilojen rajoitukset myyntipalvelusta.

Rakennuksen lattiaan, seiniin, kattoon ja pilareihin ei saa kiinnittää mitään. Mahdollisista kiinnitystarpeista tulee neuvotella erikseen Hilton Airportin kokoushenkilökunnan kanssa. Näytteilleasettaja on vastuussa rakennukselle tai näyttelyalueelle aiheuttamistaan vahingoista. Korotettujen lattioiden, näyttely- ja katosrakennelmien sekä matto- ja ilmastointiteipin käytöstä on neuvoteltava erikseen. Maalaaminen näyttelyosastolla on kielletty. Sinitarran ja maalarinteipin käyttö on sallittua pintoihin, joista ne irtoavat jälkiä jättämättä.

Näyttelyn pohjakartta tulee hyvissä ajoin, vähintään 2 viikkoa ennen, tilaisuutta hyväksyttää myyntipalvelussa. Näyttelypisteiden sijoittamisessa pyydämme huomioimaan tilan varapoistumistiet.
Käytävälle voi sijoittaa näyttelypisteitä, kuitenkin niin että näyttelypisteen ympärille jää vähintään 1metri vapaata tilaa.

Näyttelyyn tuotavien autojen tuonnista tulee neuvotella etukäteen. Auton tuominen tilaan vaatii omat ajoluiskat, suojat renkaiden alle ja puhtaat renkaat. Autot voidaan tuoda sisään joko Ballroom takaovesta tai hotellin pääsisäänkäynnin kautta.

Ballroom sisäänkäyntien mitat

• Takaovi Aulan kautta
• leveys 280 cm 190 cm
• korkeus 200 cm 210 cm

Tavaran kuljetus ja varastointi

Kaikki raskaampien tavaroiden ja kalusteiden kuljetus hotellin takana olevan sisäänkäynnin kautta eli Ballroomin takaovesta.
Pääsääntöisesti varastointitiloja isoille näyttely- tai muille tavaralähetyksille ei ole.
Voimme varastoida maksimissaan normaalin lavan verran tavaraa 24h ennen tilaisuutta. Näytteilleasettaja vastaa näyttelytavaransa vastaanotosta, purkamisesta, säilytyksestä ja materiaalin poiskuljetuksesta näyttelyn jälkeen.

Siivous

Hilton Helsinki Airport vastaa näyttelyalueiden yleissiivouksesta. Näyttelyosastojen erikoissiivouksesta ja jälkipuhdistuksesta vastaa näytteilleasettaja, joka voi sopia hotellin kanssa asian hoitamisesta erillistä korvausta vastaan. Rakennuksesta ja purkamisesta tulleet roskat tulee viedä niille osoitetuille paikoille. Mahdolliset teipit tulee irrottaa seinistä ja kalusteista.

Palo- ja muu turvallisuus

Näytteilleasettajan on kiinnitettävä huomiota mm. seuraaviin turvallisuusnäkökohtiin:

• poistumistiet tulee pitää esteettöminä
• käytössä ainoastaan paloturvalliset rakennusmateriaalit (matot ja kankaat)
• palavat nesteet ja kaasut, joita rakennuksessa ei saa säilyttää eikä käyttää
• savu-ja lämpöilmaisimien sijainti

Sähkövirta ja –työt

Näytteilleasettaja vastaa haltijana osastolle tuomistaan sähkölaitteista, pistokepaikkoja veloituksetta enintään 2 kpl / näyttelypiste. Normaali sähkönkulutus veloituksetta. Voimavirran käytöstä ja laskutuksesta sovitaan erikseen

Vartiointi

Hilton Helsinki Airport vastaa palovartioinnista ja yleisestä järjestyksestä, mutta ei näyttelyosastojen tavaroiden, rakenteiden tms. mahdollisesta vioittumisesta tai katoamisesta ellei vartioinnista ole tehty erillistä sopimusta Hilton Helsinki Airportin kanssa.

Vakuutukset

Näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeelliseksi katsomistaan vakuutuksista. Varastoinnin ja tavaransäilytyksen osalta Hilton Helsinki Airport ei vastaa omaisuudesta ellei omaisuuden vartioinnista ole tehty erillistä sopimusta. Hilton Helsinki Airport ottama vastuuvakuutus korvaa sen oman henkilökunnan toimenpiteistä tai laitteista ja rakennuksista kolmannelle henkilölle mahdollisesti aiheutuneet vahingot.

Viranomais- ja muut luvat

Näyttelyn järjestäjä ja näytteilleasettaja ovat velvollisia hankkimaan omalla kustannuksellaan tarvittavat viranomaisluvat. Näytteilleasettaja vastaa osastollaan esittämänsä musiikin osalta tekijänoikeuslain edellyttämistä maksuista. Suoramyynti osastoilla on sallittua vain siitä erikseen sovittaessa.

Ravintolatarjoilut

Hilton Helsinki Airportilla on yksinoikeus ravintolatoimintaan. Näytteilleasettajalla ei ole oikeutta tarjoilla osastollaan itse tuomiaan tuotteita lukuunottamatta näytteilleasettajan omia pikkumakeisia tai niihin verrattavia tuotteita. Pidätämme oikeuden poistattaa tuotteet tai periä esillelaitetuista tuotteista tarjoilupalkkio, mikäli ne eivät vastaa ylläolevaa ohjeistusta.

Lisätietoja:

Myyntipalvelu 09-47399908
Kokousisäntä 040 – 1966214 (kalustus, tekniikka)