Näytteilleasettaminen ja osastojen rakentaminen

Näytteilleasettaja vastaa oman osastonsa pystyttämisestä, somistamisesta ja siivouksesta. Tarjoamme pyydettäessä kaikille näyttelypisteille yhden pulpettipöydän 45 x 140 cm korkeus 72 cm. Pöytään saa halutessaan veloituksetta valkoisen pöytäliinan. Lisäksi saatavilla on pystypöytiä 40 kpl halkaisija 49 cm korkeus 110 cm. Huput tilattava erikseen.

Rakennuksen lattiaan, seiniin, kattoon ja pilareihin ei saa kiinnittää mitään. Mahdollisista kiinnitystarpeista tulee neuvotella erikseen Hilton Strandin kokoushenkilökunnan kanssa. Näytteilleasettaja on vastuussa rakennukselle tai näyttelyalueelle aiheuttamistaan vahingoista. Korotettujen lattioiden, näyttely- ja katosrakennelmien sekä matto- ja ilmastointiteipin käytöstä on neuvoteltava erikseen. Maalaaminen näyttelyosastolla on kielletty. Sinitarran ja maalarinteipin käyttö on sallittua pintoihin, joista ne irtoavat jälkiä jättämättä.

Näyttelyn pohjakartta tulee hyvissä ajoin, vähintään 2 viikkoa ennen, tilaisuutta hyväksyttää myyntipalvelussa. Näyttelypisteiden sijoittamisessa pyydämme huomioimaan tilan varapoistumistiet. Käytävälle voi sijoittaa näyttelypisteitä, kuitenkin niin että näyttelypisteen ympärille jää vähintään 1 metri vapaata tilaa.

Korkeusrajoitukset ovat tilakohtaisia, joten pyydämme tarkistamaan varattujen tilojen rajoitukset myyntipalvelusta.

• Näyttelytiloina Toinen Ballroomeista, Ballroomin Foyer tai Ariadne + Wellamo
• Tarjoilut onnistuvat tiloihin tai Ballroom Foyer tai Wellamo

Saapuminen ja sisäänkäyntien mitat

Hotellin pääsisäänkäynti sijaitsee Hakaniemen torin vieressä John Stenberginranta 4 –kadun varressa oikealla. Hotellin pääsisäänkäynnillä pyöröovi, jonka väliovet saa avattua hotellin vastaanoton avulla ja jonka leveys on 75 cm  ja korkeus on 221 cm.

Asiakashissien leveys on 114 cm ja korkeus 200 cm ja syvyys 82 cm ja tavarahissin leveys kuljetettavalle tavaralle on 110 cm ja korkeus on 180 cm ja syvyys 180 cm.

Tavaran kuljetus ja varastointi

Pääsääntöisesti varastointitiloja isoille näyttely- tai muille tavaralähetyksille ei ole.
Voimme varastoida maksimissaan normaalin lavan verran tavaraa 24h ennen tilaisuutta. Näytteilleasettaja vastaa näyttelytavaransa vastaanotosta, purkamisesta, säilytyksestä ja materiaalin poiskuljetuksesta näyttelyn jälkeen.

Siivous

Hilton Helsinki Strand vastaa näyttelyalueiden yleissiivouksesta. Näyttelyosastojen erikoissiivouksesta ja jälkipuhdistuksesta vastaa näytteilleasettaja, joka voi sopia hotellin kanssa asian hoitamisesta erillistä korvausta vastaan. Rakennuksesta ja purkamisesta tulleet roskat tulee viedä niille osoitetuille paikoille. Mahdolliset teipit tulee irrottaa seinistä ja kalusteista.

Palo- ja muu turvallisuus

Näytteilleasettajan on kiinnitettävä huomiota mm. seuraaviin turvallisuusnäkökohtiin:

• poistumistiet tulee pitää esteettöminä
• käytössä ainoastaan paloturvalliset rakennusmateriaalit (matot ja kankaat)
• palavat nesteet ja kaasut, joita rakennuksessa ei saa säilyttää eikä käyttää
• savu-ja lämpöilmaisimien sijainti

Sähkövirta ja –työt

Näytteilleasettaja vastaa haltijana osastolle tuomistaan sähkölaitteista, pistokepaikkoja veloituksetta enintään 2 kpl / näyttelypiste. Normaali sähkönkulutus veloituksetta. Voimavirran käytöstä ja laskutuksesta sovitaan erikseen

Vartiointi

Hilton Helsinki Strand vastaa palovartioinnista ja yleisestä järjestyksestä, mutta ei näyttelyosastojen tavaroiden, rakenteiden tms. mahdollisesta vioittumisesta tai katoamisesta ellei vartioinnista ole tehty erillistä sopimusta Hilton Helsinki Strandin kanssa.

Vakuutukset

Näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeelliseksi katsomistaan vakuutuksista. Varastoinnin ja tavaransäilytyksen osalta Hilton Helsinki Strand ei vastaa omaisuudesta ellei omaisuuden vartioinnista ole tehty erillistä sopimusta. Hilton Helsinki Strandin ottama vastuuvakuutus korvaa sen oman henkilökunnan toimenpiteistä tai laitteista ja rakennuksista kolmannelle henkilölle mahdollisesti aiheutuneet vahingot.

Viranomais- ja muut luvat

Näyttelyn järjestäjä ja näytteilleasettaja ovat velvollisia hankkimaan omalla kustannuksellaan tarvittavat viranomaisluvat. Näytteilleasettaja vastaa osastollaan esittämänsä musiikin osalta tekijänoikeuslain edellyttämistä maksuista. Suoramyynti osastoilla on sallittua vain siitä erikseen sovittaessa.

Ravintolatarjoilut

Hilton Helsinki Strandilla on yksinoikeus ravintolatoimintaan. Näytteilleasettajalla ei ole oikeutta tarjoilla osastollaan itse tuomiaan tuotteita lukuunottamatta näytteilleasettajan omia pikkumakeisia tai niihin verrattavia tuotteita. Pidätämme oikeuden poistattaa tuotteet tai periä esillelaitetuista tuotteista tarjoilupalkkio, mikäli ne eivät vastaa ylläolevaa ohjeistusta.

Lisätietoja