RYHMÄ–JA KOKOUSVARAUSTEN SOPIMUSEHDOT

Sopimusehdot koskevat kaikkia Hilton hotellien kokous-, ravintola- ja ryhmävarauksia. Voidaksem­me taata, että ryhmä- ja kokousjärjestelymme onnistuvat sovitulla tavalla, edellytämme, että seu­raavia ehtoja ja suosituksia noudatetaan, mikäli ei ole erikseen toisin sovittu. (Yleiset huonevarausehdot löytyvät sivun lopusta)

VARAUKSEN VAHVISTUS JA SITOVUUS

Varaus peruutusehtoineen astuu sitovasti voimaan ilman allekirjoitusta, kun asiakas vahvistaa varauksen joko suullisesti tai kirjallisesti ja myyntipalvelu vahvistaa varauksen kirjallisesti. Varauksesta vastaa tilaaja.

Varausvahvistus pitää sisällään varauksen yksityiskohdat, varausehdot ja hinnat. Muutokset varaukseen on tehtävä myyntipalveluun kirjallisesti tai puhelimitse.

Hotellilla on oikeus valita osallistujamäärään sopiva tila. Tilavaraus on voimassa tilaajan ilmoittamalle osallis­tujamäärälle. Jos osallistujamäärä muuttuu olennaisesti, hotellilla on oikeus osoittaa toinen tila varaajalle sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista.

Tilaisuuden yksityiskohtainen ohjelma on toimitettava kaksi (2) viikkoa ennen tilaisuutta.

Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman Hiltonin kirjallista suostumusta.

 

YLEISET PERUUTUSEHDOT

Peruutustilanteissa peruutuskulut lasketaan taulukon mukaisesti erikseen majoituksen sekä kokous- ja ravintolapalveluiden osalta, mahdollinen tilaisuuden minimiostoraja huomioiden.

Varauksen arvonalennus	1–10 osallistujaa tai huone­vuorokautta	11–30 osallistujaa tai huone­vuorokautta	31–50 osallistujaa tai huone­vuorokautta	51–100 osallistujaa tai huone­vuorokautta	101–400 osallistujaa tai huone­vuorokautta	yli 401 osallistujaa tai huone­vuorokautta
100%	7 pvä	14 pvä	30 pvä	60 pvä	120 pvä	180 pvä
50%	3 pvä	7 pvä	14 pvä	30 pvä	60 pvä	120 pvä
25%	1 pvä	3 pvä	7 pvä	14 pvä	30 pvä	60 pvä
10%	n/a	1pvä	3 pvä	7 pvä	14 pvä	30 pvä
5%	n/a	n/a	1pvä	3 pvä	7 pvä	14 pvä

Vähintään 50 hengen/huonevuorokauden varauksessa voit tulopäivänä perua vielä kaksi osallistujaa/ huonevuorokautta kuluitta.

Hotelli perii täyden maksun niissä tapauksissa, joissa asiakas saapuu myöhemmin tai lähtee ennen sovittua aikaa tai jättää koko­naan saapumatta. Hiltonilla on oikeus täyteen korvaukseen palveluista, joita ei voida peruuttaa. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi alihankintana tilattuja palveluita. Laskutus tapahtuu vahvistetun henkilömäärän mukaisesti. Mikäli toteutunut määrä on suu­rempi kuin vahvistettu määrä, laskutetaan tilaajalta toteutunut määrä. Tilaisuuden peruuntuessa peruutuskulut laskutetaan jälkikäteen peruutusehtojen mukaisesti.

KÄSITTEET TAULUKOSSA

Osallistuja	Kokous- tai ravintolavarauk­seen osallistuja eli varauksen henkilömäärä.
Huonevuorokausi	Majoitusvarauksen huo­nevuorokausimäärä. Kun varauksessa on 20 huonetta kahdeksi yöksi on huone­vuorokausia yhteensä 40 (20 huonetta x 2 yötä).
Varauksen arvonalennus	Varauksen euromääräinen arvonalennus voi olla maksimissaan näin monta prosenttia viimeisimmän päivityksen mukaisesta vara­uksen kokonaisarvosta (hotellihuoneet ja kokous / ravintolavarausten arvo lasketaan erikseen)

PERUUTUSEHDOISTA

Koko varausta sitovat yhdet peruutusehdot. Viimeisen kuluttoman peruutuspäivän jälkeen varaus pysyy koko varauskaaren ajan samassa taulukon sarakkeessa vaikka varaus pienenisikin. Varauksen osallistujamäärän tai huone­vuorokausien noustessa hotellilla on oikeus ottaa käyttöön suuremman varauksen peruutusehdot. Jos varauksessa on sekä kokousta että majoitusta ja ne eivät mene samaan sarakkeeseen, sovelletaan suuremman varauksen ehtoja.

ESIMERKKI 1

Varaat 25 hengen kokouksen kolmeksi päiväksi sekä 25 hotellihuonetta 3 yöksi.
> Huonevuorokausia kertyy yhteensä 75 joten ehdot 51-100 sarakkeen mukaisesti.

ESIMERKKI 2

Varaat 100 huonetta viideksi yöksi.
> Huonevuorokausia yhteensä 500, joten ehdot yli 401 sarakkeen mukaisesti.

MAKSUEHDOT

Tilaaja vastaa kaikista kustannuksista, ellei kirjallisesti toisin sovita. Laskutus on mahdollista vain, jos yrityksellä on voimas­sa oleva laskutussopimus Scandic Hotels Oy:n kanssa. Kaik­kiin laskuihin lisätään kulloinkin voimassa oleva laskutuslisä, jollei toisin ole sovittu. Jos maksuehtoja ei ole muuten määri­telty, asiakas maksaa käteisellä, pankkikortilla tai luottokortil­la. Kun maksu suoritetaan paikan päällä, varauksen takuuksi tarvitaan luottokortin numero ja voimassaoloaika etukäteen.

Hotelli voi tarvittaessa tehdä koko- tai osaennakkolaskun va­rauksesta. Maksuajan ylittyessä Scandicilla on oikeus periä kulloinkin voimassa olevan korkokannan mukaista viivästys­korkoa määräpäivästä lukien. Jos sovittua maksua ei hoideta eräpäivään mennessä, hotellilla on oikeus perua varaus.

TILAUKSEN MUUTOS

Hiltonilla on oikeus peruuttaa tai muuttaa varausta lakon, työsulun, tulipalon, räjähdyksen, sodan tai sodankaltaisten olosuhteiden, tarvikkeisiin liittyvien merkittävien rajoitusten ja muiden sellaisten olosuhteiden vuoksi, joihin Hilton ei voi vai­kuttaa. Niistä aiheutuvia vahinkoja ei korvata. Hotelli voi myös milloin hyvänsä lopettaa tai peruuttaa tilaisuuden, mikäli se häiritsee muuta toimintaa tai jos se vaarantaa hotellin mai­neen tai turvallisuuden.

HINNAT

Hotelli pidättää oikeuden hintojen tarkistukseen vuosittain ja myös mikäli veroissa tai muissa viranomaisen määräämissä julkisissa maksuissa tapahtuu muutoksia. Tällaisissa tapauksissa Hiltonin tulee ilmoittaa muutoksista sopimusosapuolelle.

Kaikki kokonaishinnat on arvioitu saatujen tietojen ja päivä­määrien mukaisesti, ja niihin sisältyy arvonlisävero. Pidätäm­me oikeuden hinnanmuutoksiin mikäli varaus muuttuu (päivä­määrät, varauksen kesto, henkilö-, tila- tai huonemäärä).

Hinnat eivät sisällä komissiota, ellei vahvistuksessa toisin mainita.

TILAAJAN VASTUU

Hilton ei vastaa esineistä, joita säilytetään hotellin tiloissa, hotellihuoneissa tai jotka unohtuvat tiloihin. Tilaaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita tilaajan laitteet, henkilökunta, esiintyjät tai osallistujat aiheuttavat kiinteistölle tai irtai­melle omaisuudelle. Tilaaja vastaa itse tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan yrityksen henkilökunnan ohjeita talon sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asi­oissa. Tilaaja vastaa varauksesta kokonaisuudessaan.

ERITYISTOIVEET

Erityistoiveet, liittyen esimerkiksi erityisruokavalioon tai turvajärjestelyihin, tulee ilmoittaa myyntipalve­luun mahdollisimman ajoissa. Liian myöhäisessä vaiheessa esitettyjä toiveita emme pysty välttämättä toteuttamaan.

MUUTOKSET HOTELLIN TILOISSA

Tilaajalla ei ole oikeutta tehdä muutoksia varaamiinsa tiloihin, pystyttää tai kiinnittää tilapäisiä rakenteita, opasteita tai muuta sopimatta tästä erikseen Hiltonin kanssa.

TARJOILUT JA JUOMAT

Hotellilla on yksinoikeus aterioiden tarjoiluun tilaisuudessa. Hotelli on anniskelualuetta ja omien juomien nauttiminen on Suomen alkoholilain nojalla kielletty.

AINEISTON TOIMITTAMINEN HOTELLIIN

Hotelliin toimitettavasta aineistosta tulee ilmoittaa ajoissa. Hilton ei vastaa kadonneista lähetyksistä. Kaikki hotelliin toimitettava aineisto (mukaan lukien pakkausmateriaalit) on vietävä pois tilaisuuden pää­tyttyä. Mikäli aineistoa jää paikalle, Hiltonilla on oikeus toimittaa se pois asiakkaan kustannuksella.

VALOKUVAAMINEN HOTELLISSA

Valokuvien ja liikkuvan kuvan tallentaminen hotellissa ei ole sallittua ilman Hiltonin lupaa. Jos tilaisuuden kutsussa käytetään Hiltonin nimeä ja kutsu julkistetaan laajasti esimerkiksi ilmoituksin ja mainoskyltein, on hotellin hyväksyttävä aineisto etukäteen.

HOTELLIN MAHDOLLINEN KIINNIOLO JA UUDISTAMINEN

Hotellin sopiessa tilojensa saneerauksesta tai korjaamisesta tämän sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, hotelli sitoutuu kohtuulliseksi katsottavan ajan kuluessa ilmoittamaan asiakkaalle kirjallisesti seuraavista asioista:

A. Hankkeen suunniteltu laajuus

B. Töiden aloitus ja valmistumisaikataulu

C. Hankkeen mahdolliset vaikutukset asiakkaan varaamiin tiloihin

D. Hotellin suunnitelma häiriöiden vähentämiseksi asiakkaantilaisuuteen

Hotellin saneeraus- tai korjaushanke ei ole sopimuksen irtisanomisperuste.

ellei osapuolten kesken muuta sovita.

HOTELLIN OPERAATTORIN TOIMINNAN PÄÄTTYMINEN

Hotellioperaattorin saadessaan tiedon toimintansa päättymisestä tämän sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, mikäli sillä on vaikutusta tapahtuman toteutumiseen, hotelli sitoutuu kohtuulliseksi katsottavan ajan kuluessa ilmoittamaan asiakkaalle kirjallisesti seuraavista asioista:

A. Operatiivisen toiminnan päättymispäivämäärä

B. Toiminnan päättymisen mahdolliset vaikutukset asiakkaan varaamiin tiloihin

C. Operaattorin mahdollisuus tarjota vastaavaa tilaa muista operaattorin yksiköistä

Hotellin toiminnan päättyminen ei ole sopimuksen irtisanomisperuste, ellei osapuolten kesken muuta sovita.

RISTIRIITATILANTEET

Mahdolliset riitatilanteet Hiltonin ja asiakkaan välillä tulee ratkaista kulloinkin kyseessä olevassa maassa voimassa olevien sääntöjen mukaisessa välimiesmenettelyssä.

YLIVOIMAINEN ESTE, FORCE MAJOR

Kummallakin osapuolella on oikeus purkaa tämä vahvistus kirjallisesti ilman minkäänlaista korvausvelvollisuutta sodan, viranomaispäätösten, terroritekojen, luonnonmullistusten, lakkojen, sisäpoliittisten levottomuuksien tai muiden sellaisten syiden vuoksi Suomessa, joihin osapuoli ei voi vaikuttaa ja joiden seurauksena sopimusvelvoitteiden täyttäminen muodostuu osapuolelle epäsuotavaksi, lain vastaiseksi tai mahdottomaksi.

HUONEVARAUSTEN YLEISET EHDOT

HUONEVARAUS JA -VAHVISTUS

Varaus katsotaan sitovaksi silloin, kun se on vahvistettu ja olet saanut varausnumeron. Tämä voi tapahtua suullisesti, kirjallisesti tai varausjärjestelmän kautta. Varauksen yhteydessä sinun on annettava seuraavat tiedot: nimi, osoite, saapumis- ja lähtöpäivämäärä, sekä maksutapa. Eri hintoihin liittyy erilaisia sääntöjä, katso yksityiskohtaiset hintatiedot.

Huonevarauksen voi tehdä vain yli 18-vuotias henkilö. Ilman huoltajaa tai vanhempaa matkustavan alaikäisen huoltajan tai vanhemman tulee ottaa yhteyttä hotelliin ennen alaikäisen majoittumista sekä täyttää alla oleva lupatodistus alaikäisen yöpymisestä hotellissa. Tämä takaa, että vanhempi tai huoltaja on tietoinen alaikäisen majoittumisesta hotellissa ja, että hän on vastuussa alaikäisen toiminnasta hotellissa. Alaikäiselle huoneen varaava henkilö on vastuussa alaikäisestä henkilöstä riippumatta siitä, majoittuuko hänen kanssa samaan huoneeseen vai ei. Alaikäisen on kuitenkin oltava 16 vuotta täyttänyt.

Turvallisuussyistä vain henkilökunta ja hotelliin sisäänkirjautuneet henkilöt päästetään hotellihuoneisiin ja muihin varattuihin tiloihin.

TULO- JA LÄHTOAIKA

Huone on käytettävissä tulopäivänä klo 14 alkaen. Lähtöpäivänä huone tulee luovuttaa klo 12 mennessä. Myöhäisempi uloskirjautuminen on mahdollisia lisämaksusta varaustilanteen salliessa. Hilton Honors -jäsenille tarjoamme veloituksetta huoneenluovutuksen aina klo 14 saakka varaustilanteen salliessa. Varmista tilanne hotelliin saapuessasi. Voit tiedustella hotellista myös mahdollisuutta aikaisempaan sisäänkirjautumiseen. Vastaanotto varmistaa lähtöpäiväsi sisäänkirjautumisen yhteydessä. Annetut hinnat perustuvat sisäänkirjautumispäivään ja oleskelun kestoon. Mikäli lähdet aikaisemmin, hinta saattaa muuttua.

PERUUTUS JA SAAPUMATTA JÄTTÄMINEN

Peruutussäännöt vaihtelevat sen mukaan mihin hintaan olet tehnyt varauksesi, lue yksityiskohtaiset hintatiedot  tarkkaan. Ellei varaushetkellä ole sovittu toisin tai valitsemaasi hintaa koske eri säännöt, peruutus on tehtävä viimeistään saapumispäivää edeltävän vuorokauden loppuun mennessä. Jos jätät saapumatta hotelliin tai peruutat varauksesi myöhemmin kuin klo 23.59 varausta edeltävänä päivänä, joudut maksamaan yhdestä vuorokaudesta. Jos hotellille on aiheutunut erityisiä kuluja varauksestasi johtuen, joudut korvaamaan myös ne.

HOTELLIN VELVOLLISUUDET JA OMAT TOIVEESI

Jos hotelli ei voi antaa sinulle huonetta sopimuksen mukaisesti, sinulla on oikeus saada ilman lisämaksua vastaava tai parempi huone samassa hotellissa tai toisessa vastaavantasoisessa hotellissa.

Ilmoita toiveesi varausta tehdessäsi varmistaaksesi, että hotelli on valmistautunut. Hotelliemme huoneet ovat savuttomia. Jos tupakointikieltoa ei noudateta, hotellilla on oikeus veloittaa asiakkaalta mahdolliset kustannukset. Jos haluat ottaa mukaasi lemmikkieläimen, ilmoita siitä huonetta varatessasi.

HUONEEN MAKSAMINEN

Tietyt hinnat edellyttävät ennakkomaksua. Lue yksityiskohtaiset hintatiedot. Maksettu ennakkomaksu vähennetään lopullisesta laskusta. Jos peruutat varauksesi peruutusajan jälkeen, hotellilla on oikeus pidättää itsellään varausmaksu/ennakkomaksu. Yleensä hotellilasku tulee maksaa vastaanotossa, tavallisesti hotelliin saapumisen yhteydessä. Kaikki hotellimme hyväksyvät tavallisimmat maksukortit. Hotelli ei kuitenkaan ole velvollinen hyväksymään maksukortteja, shekkejä, kuponkeja tai ulkomaista valuuttaa, jos hotelli itse ei ole tarjoutunut niin tekemään.

TERVETULOA HILTONIIN!