Juhlajärjestäjän opas

Hilton Helsinki Kalastajatorppa – Juhlajärjestäjän opas

JUHLAJÄRJESTÄJÄN OPAS HILTON KALASTAJATORPALLA

Mukava, että olette suunnittelemassa juhlia Hilton Kalastajatorpalle.
Alla olemme koonneet paljon käytännön asioita, jotka helpottavat juhlien suunnittelua.
Myyntipalvelu on mielellään avuksi mahdollisissa lisäkysymyksissä

Juhlatilan käyttö
Juhlatila on käytössänne 7 tuntia, lisätunnit 450€ / alkava tunti, lisätuntiveloitus aina myös klo 24 jälkeen. Viimeiset juomat tarjoillaan puoli tuntia ennen juhlan päättymistä.
Edellytämme anniskelulainsäädännön mukaisesti järjestyksenvalvojaa, jos juhlat jatkuvat klo 02.00 jälkeen. 1 valvoja / 100 vierasta, minimiveloitus ma – la 620€/4h, sunnuntai / juhlapyhät 1240€/4h

Somisteet, lahjat ja niiden säilyttäminen
Tilaan saa tuoda omia irrallisia somisteita, jotka eivät vahingoita tilan kalusteita tai seiniä. Konfetti tykkien käyttö ei ole sallittua. Tilaa pääsee somistamaan aikaisintaan kaksi tuntia ennen tilaisuuden alkua. Aikaisempi somistaminen onnistuu, jos Conference & Event rakennuksessa on muita tilaisuuksia, ja henkilökuntaa on paikalla. Aikaisempi somistaminen onnistuu myös lisäveloituksesta 155€/tunti.

Somisteet ja lahjat pyydetään juhlan loputtua keräämään pois juhlaväen toimesta. Halutessaan voitte viedä tavarat hotellin vastaanottoon, josta niitä voi noutaa seuraavana päivänä. Tavaroiden purku onnistuu myös seuraavana arkipäivänä edellyttäen, että juhlatilassa ei ole muita tilaisuuksia. Hiltonin henkilökunta ei kerää somisteita/lahjoja pois.

Äänentoisto, taustamusiikki ja esiintyjät
Tarjoamme pyynnöstä veloituksetta käyttöön enintään 3 kpl langatonta käsimikrofonia. Mikrofonit soveltuvat vain puheäänentoistoon.
Mikäli juhlassa esiintyy orkesteri, tuovat he omat äänentoistojärjestelmät. Tällöin on hyvä käyttää orkesterin mikrofoneja myös mahdollisille puheille. Orkesteri voi saapua ja tehdä sound-checkin aikaisintaan 2 tuntia ennen juhlan alkua. Juhlien loputtua orkesteri purkaa tavaransa. Jos purku kestää pidempää kuin puoli tuntia juhlan loppumisajasta / henkilökunta hoitanut tilan loppusiivouksen loppuun, veloitamme 155€ / alkava tunti (sunnuntaina /juhlapyhät 310€/alkava tunti). Vaihtoehtoisesti purku onnistuu myös ilman lisäveloitusta seuraavana arkipäivänä edellyttäen, että tilassa ei ole muita tilaisuuksia. Hotelli ei vastaa tilaan jätetyistä soittimista/tavaroista.
Tilassa voidaan soittaa rauhallista taustamusiikkia Hiltonin äänentoistojärjestelmästä.
Tarjoamme pyynnöstä veloituksetta valkokankaan ja videotykin käyttöön.

Esiintymislava
Pyöreässä salissa on esiintymislava. Lavan poistamisesta veloitamme 450€.

Kukat
Teillä on mahdollisuus tilata kukat yhteistyökumppanin kautta. Voitte myös käyttää omaa kukkatoimittajaa ja kukat voidaan toimittaa etukäteen Kalastajatorpan kukkakylmiöön. Toimituksesta sovitaan erikseen lähempänä juhlapäivää. Kalastajatorpan henkilökunta voi halutessa nostaa kukat pöytiin ennakkoon annetun ohjeen mukaan.

Juhlasalin pöytämuoto
Salin pöytämuoto suunnitellaan yhdessä myyntipalvelun kanssa. Alla olevista linkeistä näet muutamia esimerkkejä salien pohjakartoista, nämä voidaan pitää runkona kun pöytäjärjestystä suunnitellaan

Pyöreän salin pöytäkartta
Merisalin pöytäkartta
Siirtomaasalin pöytäkartta
Vanhan Torpan pöytäkartta

Pyöreässä salissa on lähtökohtaisesti pitkät pöydät salikartan mukaisesti. Jos pitkiä pöytiä halutaan pois salista, lisäkulu on 100€/ työntekijä/ alkava tunti.

Salin alakertaa voi myös kalustaa pyöreillä pöydillä (enintään 10 pöytää á 10 paikkaa), lisähinta 1200€.

Kalustesiirtoa vaativa palvelu tilattava vähintään 4 viikkoa ennen tilaisuutta.
Juhlasalin pohjakartta toimitetaan myyntipalvelulle viimeistään 2 viikkoa ennen juhlaa.

Menu- ja paikkakortit tai vieraslahjat
Teillä on mahdollisuus tilata menu-ja paikkakortteja yhteistyökumppanimme kautta. Asiakas hyväksyy ensin hinta-arvion, jonka jälkeen koevedos menukortista tehdään. Kalastajatorpalle saa myös tuoda omia painomateriaaleja.
Henkilökunta avustaa halutessanne painotuotteiden esillelaitossa, veloitus 155€/alkava tunti. Jos paikkakortit laitetaan henkilökunnan toimesta pöytiin, kortit on oltava pöytäkunnittain oikeassa järjestyksessä, ja selkeästi ilmoitettu mistä plaseeraus alkaa ja mihin suuntaan edetään. Palvelu tilattava vähintään 4 viikkoa ennen tilaisuutta.

Menukorttien tai vieraslahjojen laittaminen pöytiin ei maksa erikseen mikäli kortti/lahja on samanlainen kaikille.

Yhteyshenkilö juhlapäivänä
Jotta juhlat sujuvat hyvin varsinaisena juhlapäivänä, tarvitsemme yhteyshenkilön yhteystiedot. Toivomme, että ilmoitatte meille yhden nimetyn henkilön, joka juhlapäivänä kommunikoi hovimestarin kanssa käytännön asioista.
Hääjuhlissa pyydämme ilmoittamaan bestmanin/kaason ja/tai mahdollisen seremoniamestarin yhteystiedot.

Aikataulu juhlissa
Juhlan aikataulu toimitetaan myyntipalvelulle viimeistään 2 viikkoa ennen juhlaa.

Puheet juhlan aikana
Puheet ovat juhlava ja arvostettu osa juhlaa. Toivomme, ettei alku- ja pääruuan välissä ole erillistä puheita / ohjelmaa.

Erikoisruokavaliot
Erikoisruokavaliot tulee ilmoittaa viimeistään 2 viikkoa ennen juhlapäivää, tarvitsemme sekä henkilön nimen, että tiedon erikoisruokavaliosta.
Erikoisruokavalioiden lisääminen tai muuttaminen lähempänä juhlapäivää tulee erikseen varmistaa myyntipalvelun kautta.

Menuvalinta
Juhliin valitaan yksi yhtenäinen menu koko juhlaseurueelle. Erikoisruokavaliot huomioidaan erikseen etukäteen ilmoitetun mukaan.
Mahdolliset erikoisannokset suunnitellaan koko seurueen erikoisruokavalioiden pohjalta.

Juomien kaatorajat
Pyydämme etukäteen ilmoittamaan juomien kaatorajat, niin alkumaljan, että ruokajuomien osalta.

Lasten ruoat ja hinnat
Alle 5-vuotiaat lapset ruokailevat veloituksetta ja 5 –12-vuotiaat lapset puoleen hintaan, kun nauttivat saman menun, kuin aikuiset vieraat. Yhtenäinen pääruoka lapsille voidaan ilman lisämaksua valita lasten listalta.

Juhla / hääkakku
Tilaamme juhla / hääkakut yhteistyökumppanimme kautta. Kakkujen tuominen muista konditorioista edellyttää Oiva-raportin esittämistä vähintään 2 viikkoa ennen juhlaa. Toimituksessa kylmäketju tulee pysyä katkeamattomana. Veloitamme lisäksi tarjoilumaksun, ulkopuolelta toimitetuista kakuista.

Baari
Minimihenkilömäärä omakustannebaarille tilaan on 30 henkilöä.
Hovimestarit päättävät baarien määrän / tilaisuus, ja mihin baarit rakennetaan. Toiveita baarien määrästä otetaan vastaan, mutta vahvistetaan vasta, kun hovimestari vahvistanut määrän.

Minimiosto omakustannebaarissa:

  • miedot juomat sisältävän baarin minimiosto on 150€/tunti/baari
  • cocktail-valikoiman sekä mietoja juomia sisältävän baarin, minimiosto on 4h, 600€ / baari
    Cocktail juomia voi valita cocktail valikoimastamme

Avoin baari = baarin kaikki kulut menee yhteislaskulle. Avoimessa baarissa ei ole minimiostorajaa.
Juhlasaliin myydään paikan päällä juomia pöytiin vain, jos juomat menevät tilaisuuden yhteislaskulle (myös alle 30 hengen tilaisuuksiin).
Kaikissa baareissa käytössä vain korttimaksu, Aquarium baarissa käy myös käteinen

Puutarha ja terassialueet
Kaunis puutarha-alue on kaikkien vieraidemme käytössä. Terassit saattavat olla yhtä-aikaisesti usean tilaisuuden käytössä eikä terasseja voi rajata yksityiskäyttöön Terasseillamme on pihakalusteita vieraidemme käytettävissä, korkeimpia seisomapöytiä sekä telttoja voidaan vuokrata yhteistyökumppanimme kautta.
Puutarhassa ja terasseilla saa soittaa musiikkia klo 22 asti. Ilotulitteiden käyttäminen vain viranomaisluvalla.